Mình vẫn nhớ cái lần đầu tiên quyết định chuyển sang nhập hàng chính ngạch từ 1688, khoảng giữa 2025. Trước đó toàn đi đường tiểu ngạch, hàng về nhanh rẻ nhưng không có hóa đơn đầu vào đàng hoàng, lúc kê khai thuế thì đau đầu kinh khủng, kiểm tra sổ sách thì lo sốt vó vì sợ bị phạt. Có lần bị cơ quan thuế hỏi giấy tờ, mình ấp úng mãi không trả lời được, suýt “ôm hận” luôn. Từ đó mình quyết tâm học cách làm chính ngạch để hợp pháp hóa hóa đơn, yên tâm kinh doanh lâu dài. Giờ thì shop mình nhập đều từ 1688, có hóa đơn VAT đầy đủ, khấu trừ thuế thoải mái, lợi nhuận thực tế cao hơn vì bớt rủi ro. Hôm nay mình chia sẻ quy trình nhập hàng chính ngạch từ 1688 chi tiết, cập nhật theo tình hình đầu 2026, kiểu tám chuyện thật lòng cho các bạn đang muốn làm nghiêm túc nhé.
Tại sao phải làm chính ngạch? Lợi ích thật sự
Chính ngạch nghĩa là nhập khẩu hợp pháp qua cửa khẩu, đầy đủ thủ tục hải quan, có tờ khai, hóa đơn thương mại, và đặc biệt là hóa đơn VAT đầu vào để khấu trừ thuế GTGT. Với hàng từ 1688 (giá gốc xưởng rẻ), nếu làm chính ngạch bạn vẫn giữ lợi nhuận cao (thường 50-100% sau phí), nhưng an toàn pháp lý hơn hẳn tiểu ngạch. Năm 2026 này, quy định chặt hơn, nhiều shop bị kiểm tra, nên làm chính ngạch là cách “sống khỏe” lâu dài. Mình từng tính: Một lô hàng 50 triệu, khấu trừ được 10% VAT (khoảng 5 triệu) thì lời thêm kha khá.
Quy trình từng bước: Từ order 1688 đến có hóa đơn đầu vào
Bước 1: Chuẩn bị và order hàng trên 1688 Bạn cần tài khoản 1688, Alipay (hoặc dùng dịch vụ nếu ngại), và địa chỉ kho nội địa Trung (từ đơn vị vận chuyển chính ngạch). Tìm shop uy tín (rating cao, bán nhiều), chat hỏi kỹ: “Có xuất hóa đơn VAT (fapiao) và hóa đơn thương mại (invoice) không?”. Nhiều xưởng lớn trên 1688 hỗ trợ xuất hóa đơn, đặc biệt nếu mua số lượng từ vài chục cái trở lên. Mình hay yêu cầu họ xuất invoice bằng tiếng Anh/Trung, ghi rõ giá trị, mô tả hàng, số lượng. Đặt hàng, thanh toán Alipay, yêu cầu ship đến kho gom của công ty logistics chính ngạch (như NhaphangChina, Giang Huy, Cbay hay các đơn vị uy tín khác).
Bước 2: Chọn dịch vụ logistics chính ngạch Đây là bước quan trọng nhất để hợp pháp hóa. Đừng tự ship lẻ tẻ, hãy dùng công ty chuyên chính ngạch – họ gom hàng tại kho Trung, làm hợp đồng xuất khẩu với supplier, xuất hóa đơn thương mại, packing list, C/O form E (nếu cần giảm thuế). Mình hay chọn dịch vụ ủy thác nhập khẩu: Bạn order hàng, họ lo hết từ gom hàng, làm chứng từ đến thông quan. Phí khoảng 5-10% giá trị hàng + phí hải quan, nhưng đổi lại bạn nhận đầy đủ giấy tờ: Hóa đơn thương mại (commercial invoice), packing list, vận đơn, tờ khai hải quan VN, và hóa đơn VAT Trung Quốc (nếu supplier xuất). Nhiều dịch vụ còn hỗ trợ xuất hóa đơn VAT Việt Nam cho bạn khấu trừ.
Bước 3: Làm thủ tục hải quan và thông quan Hàng về cửa khẩu (thường Lạng Sơn, Móng Cái hoặc đường biển), công ty logistics khai báo điện tử qua VNACCS (hệ thống hải quan). Bạn (hoặc họ ủy quyền) cần:
- Hợp đồng mua bán (nếu có).
- Commercial Invoice + Packing List từ supplier.
- Vận đơn.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O form E để hưởng thuế ưu đãi 0% cho nhiều mặt hàng).
- Tờ khai hải quan. Nộp thuế nhập khẩu (tùy loại, quần áo 10-20%, đồ gia dụng thấp hơn), VAT 10%. Sau thông quan, hàng về kho Việt, bạn nhận bộ chứng từ đầy đủ. Mình hay nhờ dịch vụ làm hết, chỉ cần cung cấp MST doanh nghiệp (nếu có) để họ xuất hóa đơn GTGT cho mình.
Bước 4: Hợp pháp hóa hóa đơn đầu vào và kê khai thuế Đây là “mục tiêu vàng”! Với bộ chứng từ chính ngạch, bạn có:
- Hóa đơn thương mại gốc (đầu vào chi phí).
- Tờ khai hải quan (chứng minh nhập khẩu hợp pháp).
- Hóa đơn GTGT từ dịch vụ logistics (nếu ủy thác). Dùng để khấu trừ VAT đầu vào khi kê khai thuế. Nếu shop bạn là hộ kinh doanh, vẫn dùng được để chứng minh chi phí hợp lý. Mình từng mang bộ giấy tờ này đi kiểm tra thuế, cơ quan chấp nhận hết, yên tâm hẳn.
Mẹo từ kinh nghiệm để tránh rắc rối
- Chọn supplier hỗ trợ xuất invoice và fapiao (hỏi trước khi đặt).
- Lô đầu nên nhỏ (dưới 100 triệu) để test quy trình.
- Tính đầy đủ chi phí: Giá hàng + ship TQ + phí dịch vụ + thuế + vận chuyển VN (tổng vốn tăng 20-40% so tiểu ngạch, nhưng lời thực cao hơn).
- Tránh hàng cấm hoặc cần giấy phép (kiểm tra danh mục trước).
- Năm 2026, nhiều dịch vụ gom cont đường bộ nhanh 5-7 ngày, phí hợp lý.
Làm chính ngạch từ order 1688 nghe phức tạp nhưng quen rồi thì đơn giản, và quan trọng là ngủ ngon hơn vì hợp pháp. Mình từ lo lắng giờ tự tin scale shop lớn, khấu trừ thuế đều đặn. Nếu bạn đang phân vân bước nào, comment hỏi mình nhé – mình chia sẻ cụ thể hơn dựa trên trải nghiệm. Chúc bạn nhập hàng suôn sẻ, kinh doanh phát đạt!